Cómo armar el timing de una boda
El timing o cronograma es el ABC, la hoja de ruta de un evento. Si bien puede adaptarse y cambiarse sobre la marcha, debido a imprevistos que pudieran surgir o para agilizar situaciones y climas que se observan durante una fiesta, el timing debe estar armado previamente con la mayor precisión y detalle posible. Además, todos los proveedores involucrados en un evento deben poseer una copia del mismo y ser notificados ante cualquier cambio que se realice.
Lo ideal es que el timing esté armado por un organizador de eventos, coordinador o wedding planner, quien es experto en el tema y sabe perfectamente en qué momento y en qué orden sucede cada cosa dentro de una fiesta, y qué duración debe darse a cada instancia. Si no se cuenta con esta ayuda, también se puede armar el cronograma junto con un encargado de salón, con el maitre, o con el DJ, quienes a veces ofician de coordinadores y “directores de orquesta”.
En este post vamos a brindarles algunos tips para armar el cronograma de una boda. El objetivo es que puedan tener una idea aproximada de cómo se realiza, y que con esto puedan opinar, revisar y sugerir modificaciones en el timing que armen junto al encargado de este tema en sus casamientos. Pero es importante tener en cuenta dos cosas: que cada evento (y cada boda) es único, y que los timings se arman a medida, acordes al concepto de cada evento y teniendo siempre en cuenta los elementos que componen a la fiesta; y por otro lado, que ni la novia, ni el novio, ni sus familiares o invitados deben tener bajo ningún punto de vista la responsabilidad de llevar y controlar un cronograma el día de la boda. Para ello existen personas capacitadas para hacerlo y para resolver los imprevistos o retrasos que pudieran surgir. Los novios y sus invitados solamente deben dedicarse a disfrutar de la fiesta!
Lo primero a la hora de armar el timing de una boda es pensar qué tipo de estructura queremos utilizar. Hoy por hoy, en la mayoría de las bodas (y en todos los casos si se trata de un casamiento judío) se usa el esquema: comida – baile – comida – baile; es decir que entre cada plato que se sirve, se intercala con una tanda de baile. La otra estructura, más tradicional, es realizar la cena de corrido, sirviendo todos los platos (que pueden igual intercalarse con algún show o proyección de clip) y luego realizar las tandas de baile. Este esquema es el que se utiliza siempre cuando el menú contratado es asado, ya que el mismo tiene un punto de cocción que no puede pasarse, y por eso se sirve todo de corrido, intercalando quizás con una tanda de baile antes del postre. También se suele utilizar cuando existen invitados luego del postre, para evitar que los mismos tengan que ingresar al salón demasiado tarde, o cuando existe un gran porcentaje de invitados adultos mayores, que sabemos que se quedarán a disfrutar de la cena, pero que se retirarán cuando comience el baile. También es el esquema utilizado en la gran mayoría de las bodas celebradas en el interior del país.
El segundo dato que se debe tener muy en cuenta es coordinar con la empresa encargada del catering cuánto tiempo necesitan para cada plato y en la previa a cada plato. Esto es muy importante para que no surjan retrasos y para garantizar que la comida llegue a cada invitado en su punto óptimo de cocción y temperatura, y es un dato que depende mucho también de la cantidad de mesas que tenga asignada cada mozo para atender. Por lo general, se calcula que la recepción durará 1 hora y media, que es el tiempo suficiente para garantizar que todos los invitados llegarán al salón. Si los novios desean participar de la recepción, deberán ingresar faltando 30 minutos para que la misma finalice.
Luego se calculan 40 minutos para servir la entrada o primer plato, 1 hora para el plato principal y 30 minutos para el postre.
Las tandas de baile por lo general suelen durar entre 40 minutos y 1 hora, pero esto depende mucho también del clima de la fiesta, y a veces es necesario acortarlas o alargarlas, con lo cual se debe trabajar en perfecta coordinación con el DJ. La tanda más larga es generalmente la que incluye el cotillón. Lo ideal siempre es pensar y acordar junto al DJ qué estilo de música se pasará en cada una de las tandas: 80s, 90s, latino, reggaetón, cumbia, música nacional, electrónica, rock n’roll, música retro o bizarra. Para el momento del vals, se calculan entre 10 y 15 minutos aproximadamente, y es aconsejable realizar este baile apenas se entra al salón o bien al principio de la fiesta, ya que es uno de los momentos más fotografiados, y entonces así nos garantizamos que el vestido de la novia, el traje del novio, y el look de todos los invitados aún van a estar bastante intactos.
Para la mesa dulce se calculan unos 40 minutos entre que la gente se acerca, se sirve, se vuelve a sentar a la mesa, y quizás repite o va a servirse otra cosa más.
Para el momento del corte de torta, brindis, cintas, ramos, liga y demás se destinan entre 30 y 40 minutos, dependiendo de la cantidad de cosas que se quieran hacer.
También se deberá prever contar con el tiempo suficiente si se desean hacer fotos en las mesas de invitados. Dependiendo de la cantidad de invitados, mesas y fotos a tomar, es muy probable que se deba realizar esto durante dos momentos: entrada y plato principal. Es por eso que siempre se dice que los novios nunca pueden sentarse a comer.
Los clips o videos a proyectar podrán acomodarse en distintos momentos. Lo ideal es que cada clip no dure más de 5 o 10 minutos y que no se proyecten más de 3 clips en una misma fiesta ni 2 clips juntos uno detrás del otro, sino el evento se torna poco ágil y los invitados se dispersan. Para ubicar estos momentos correctamente es importante tener en cuenta que deberán proyectarse de ser posible mientras la mayoría de los invitados se encuentran sentados en sus mesas. Por eso suelen ponerse al finalizar algún plato y antes de comenzar con una nueva tanda de baile. Si estos momentos no alcanzan, se pueden pasar también como corte finalizando una tanda de baile, pero siempre dependiendo de la ubicación de las pantallas de proyección, y que de los invitados al estar de pie no las tapen.
En cuanto al fin de fiesta, no tiene una duración determinada. Por lo general se le destinan los últimos 30 a 45 minutos de la fiesta, siempre y cuando el salón tenga un horario límite para la finalización de la misma. Sino, por lo general es un momento que se establece de común acuerdo entre la wedding planner, el DJ, el catering y los novios, tomando como parámetros la cantidad de invitados que permanecen en la fiesta, si están bailando o no, y el nivel de cansancio de los novios. A no olvidarse de fotografiar este momento sacando la típica foto final con todos los invitados saludando a la cámara.
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